Tên đề tài: Đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp cơ sở.
I. Sự cần thiết của đề tài sáng kiến kinh nghiệm:
Đổi mới cải cách hành chính ở địa phương là hết sức quan trọng, đặc biệt là trong tình hình mới hiện nay. Trên cương vị là một phó chủ tịch UBND xã của một địa bàn rộng, dân số đông, gần 11 nghìn nhân khẩu với 2.568 hộ, trong đó đồng bào theo đạo Thiên Chúa chiếm trên 2/3, dân số được phân chia trên 13 đơn vị thôn. Bản thân đã nhận thức sâu sắc chức trách, quyền hạn và nhiệm vụ của mình, từ đó đã xác định rỏ vai trò, vị trí, trách nhiệm với công việc, đã luôn trau dồi phẩm chất đạo đức lối sống, có bản lĩnh chính trị vững vàng, ra sức học tập nâng cao trình độ nhận thức về mọi mặt, chủ động trong mọi kế hoạch công việc và đã quản lý chỉ đạo đổi mới trên nhiều lĩnh vực công tác, đặc biệt là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã
Hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã Thạch Trung được thực hiện theo theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Qua gần ba năm triển khai thực hiện theo Thông tư 01/2018 thì các hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã góp phần giải quyết các TTHC nhanh, rõ ràng, thuận tiện, đúng quy trình các TTHC trên 10 lĩnh vực được áp dụng tại cấp xã.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao còn thể hiện một số tồn tại hạn chế đó là: Việc thực hiện trực và giải quyết TTHC gắn với công việc chuyên môn, vừa trực giải quyết TTHC, vừa giải quyết công việc chuyên môn. Các lĩnh vực được bố trí 01 công chức đảm nhận và trực tất cả các ngày theo giờ hành chính trong tuần nên gặp nhiều khó khăn trong giải quyết công việc chuyên môn. Bên cạnh đó cơ sở vật chất chưa đáp ứng theo yêu cầu nhiệm vụ.
II. Mục tiêu:
- Nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giải quyết nhanh cho các tổ chức, cá nhân khi đến giao dịch.
- Nêu cao tinh thần trách nhiệm, thái độ của cán bộ, công chức phục vụ nhân dân.
- Niêm yết công khai các thủ tục hành chính theo quy định đảm bảo dễ nhìn, dễ tiếp cận, dễ cập nhật thông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ nhận biết.
- Tạo điều kiện cho cán bộ công chức phụ trách có thời gian nghiên cứu công việc chuyên môn, nhưng đảm bảo không bị tồn đọng khối lượng công việc.
- Nêu cao tinh thần trách nhiệm phối hợp giữa các ngành, các tổ chức chính trị xã hội, nhằm tránh chồng chéo, đùn đẩy trong giải quyết các công việc.
III. Yêu cầu:
- Các thủ tục hành chính phải được niêm yết công khai, rõ ràng, đầy đủ để công dân, tổ chức dễ tiếp cận.
- Mọi cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch yêu cầu phải thực hiện theo cơ chế giao dịch “Một cửa” nộp hồ sơ và trả kết quả tại bộ phận “Một cửa”. Tại Đề tài này mọi thủ tục hành chính đều phải thực hiện qua bộ phận “Một cửa”. Các ngành có quyền từ chối khi cá nhân, tổ chức đến giao dịch không thực hiện đúng theo quy định.
- Các bộ phận chuyên môn giải quyết các công việc theo quy định.
- Cán bộ công chức thực hiện giao dịch tại bộ phận “Một cửa” phải có đủ phẩm chất, năng lực chuyên môn, tận tụy với công việc được giao; có thái độ vui vẽ, lịch sự, lễ phép khi giao tiếp.
- Khi làm việc phải đeo thẻ biển tên, mặc trang phục theo quy định.
- Cần có sự sự giám sát, theo dõi và góp ý của nhân dân đối với cán bộ trực và giải quyết các TTHC.
- Nâng cao chất lượng công vụ, ý thức trách nhiệm, tinh thần thái độ phục vụ của cán bộ công chức.
- Xây dựng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của xã theo hướng văn minh, hiện đại, thân thiện, gần dân và đầy trách nhiệm.
IV. Phạm vi triển khai, áp dụng đề tài:
Trên địa bàn xã Thạch Trung, thành phố Hà Tĩnh.
V. Thực trạng: Đề tài sáng kiến kinh nghiệm: Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
1. Việc thực hiện công khai thủ tục hành chính:
Bố trí một chức danh Phó Chủ tịch UBND và Công chức văn phòng – Thống kê phụ trách lĩnh vực kiểm soát tủ tục hành chính, rà soát niêm yết 175 TTHC trên 12 lĩnh vực thuộc phạm vi giải quyết của UBND cấp xã, gồm:
- Lĩnh vực tài nguyên môi trường: 19 TTHC
- Lĩnh vực NN và PTNT: 10 TTHC
- Lĩnh vực LĐTBXH: 33 TTHC
- Lĩnh vực VH TTDL: 05 TTHC
- Lĩnh vực giao thông vận tải: 9 TTHC
- Lĩnh vực Nội vụ: 15 TTHC
- Lĩnh vực giáo dục và đào tạo: 05 TTHC
- Lĩnh vực Tư pháp: 43 TTHC
- Lĩnh vực khiếu nại tố cáo, tiếp công dân: 04 TTHC
- Lĩnh vực Quốc phòng: 07 TTHC
- Lĩnh vực kế hoạch đầu tư: 03 TTHC
- Lĩnh vực Tài chính: 09 TTHC
Các thủ tục hành chính được niêm yết công khai tại bộ phận giao dịch “Một cửa” và trang thông tin điện tử của xã đảm bảo công khai, dễ tra cứu và giám sát việc thực hiện của cán bộ công chức thực hiện theo chức năng nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó UBND xã cử cán bộ công chức thực hiệm kiểm soát TTHC thường xuyên rà soát, cập nhật, công khai các TTHC; đồng thời đề xuất cắt giảm các TTHC còn rườm rà máy móc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân khi giao dịch.
2 Thực hiện cơ chế “ Một cửa” và “Một cửa liên thông”
Thực hiện Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định 61/2018/NĐ-. UBND xã đã ban hành quyết định phê duyệt cán bộ tiếp nhận và trả kết quả xã, được công khai tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trang thông tin điện tử của xã.
Việc thực hiện giải quyết TTHC tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của địa phương được thực hiện rất chặt chẽ, khoa học đảm bảo thông suốt giữa các bộ phận, không bị chồng chéo; đảm bảo cho công dân, tổ chức khi đến giao dịch cảm thấy thoải mái, yên tâm, vui vẽ; các thủ tục hành chính được giải quyết nhanh gọn, rút ngắn thời gian, không để nhân dân đi lại nhiều lần; có một số thủ tục trả trước, rút ngắn thời gian so với quy định. Trong đó có nhiều thủ tục thuộc lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, chính sách. Đặc biệt là thủ tục chứng thực và đăng ký hộ tịch trả ngay cho công dân, tổ chức không phải đi lại nhiều lần.
Tại bộ phận “Một cửa” cán bộ chuyên môn luôn luôn cập nhật các văn bản mới, có tính pháp lý, các văn bản hướng dẫn của cấp trên về công tác cải cách hành chính nhằm tuyên truyền sâu rộng trong quần chúng nhân dân; cập nhật các văn bản đảm bảo kịp thời, chính xác; đồng thời hủy bỏ các TTHC không còn phù hợp. Việc thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả “Một cửa” có quy chế hoạt động riêng, theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP; đảm bảo các biểu mẫu trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính gồm:
- Mẫu 01: Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
- Mẫu 02: Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
- Mẫu 03: Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
- Mẫu 04: Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả
- Mẫu 05: Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
- Mẫu 06: Mẫu sổ theo dõi hồ sơ
Các quy trình thực hiện được niêm yết công khai, rõ ràng; tại bộ phận “Một cửa” và trang thông tin điện tử của xã; các quy trình phải được thực hiện theo quy định, đảm bảo thời gian; không có hồ sơ quá hạn.
Quy trình giải quyết hồ sơ yêu cầu được thực hiện rất chặt chẽ, có sổ theo dõi, ký giấy hẹn trả kết quả, có phiếu hướng dẫn rõ ràng. Bản thân đã thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ công chức làm việc tại bộ phận một cửa, nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, thái độ cầu thị đối với công dân, tổ chức khi đến giao dịch; tránh gây phiền hà, sách nhiễu cho công dân. Tại phòng một cữa được đặt hòm phiếu góp ý đánh giá sự hài lòng của tổ chức, công dân khi đến giao dịch; đồng thời cũng công khai niêm yết số điện thoại của lãnh đạo xã và của các cấp để các tổ chức, công dân liên lạc trao đổi và giải đáp các thắc mắc. Định kỳ ngày 28 hàng tháng thành lập đoàn mở hòm thư góp ý, đồng thời tổ chức họp chấn chỉnh thái độ của cán bộ công chức (Nếu có ý kiến phản ánh).
3: Kết quả mang lại:
Các cá nhân, tổ chức thực hiện chức năng giám sát các quy trình hướng dẫn, giải quyết các TTHC, quy trình, thực hiện đóng nộp lệ phí theo quy định; nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí.
Các trang thiết bị, hiện đại hóa nền hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bố trí chổ ngồi chờ của công dân đảm bảo thoáng mát, các trang thiết bị hiện đại, bố trí máy tra cứu kết quả, bố trí lực lượng đoàn thanh niên tình nguyện hướng dẫn giải quyết TTHC chính dịch vụ công mức độ 3, mức độ 4 cho công dân, tổ chức.
Giảm phiền hà cho công dân, tổ chức khi đến giao dịch. Góp phần tích cực chống quan liêu, tham nhũng. Nâng cao ý thức, trách nhiệm thái độ cầu thị đối với nhân dân, tổ chức của đội ngũ cán bộ, công chức.
Nâng cao hoạt động công vụ. Các lĩnh vực giao dịch tại bộ phận “Một cửa” được công khai, minh bạch các thủ tục hành chính, thu lệ phí theo quy định; kiểm soát quá trình thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ.
4. Thuận lợi: Được sự quan tâm của chỉ đạo hướng dẫn sát sao kịp thời của các phòng ban chuyên môn thành phố trong công tác nâng cao hiệu quả hoạt động tại bộ phận một cửa, sự lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp của cấp ủy, chính quyền và sự phối hợp của các ban ngành xã nên công tác tiếp dân và trả kết quả tại phòng một cửa hoạt động ngày càng hiệu quả và mang lại nhiều thuận lợi cho các cá nhân và tổ chức đến giao dịch.
Đội ngủ cán bộ trực tại phòng một cửa tâm huyết trách nhiệm và có trình độ đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ.
5. Khó khăn: Địa bàn rộng, dân số đông, lượng người hàng ngày đến giao dịch nhiều, mặt khác trình độ nhận thức của người dân chưa đồng đều nên cán bộ trực một cửa phải giải thích hướng dẫn nhiều dẫn đến giải quyết hồ sơ còn chậm.
Phòng làm việc cũng như các trang thiết bị chưa đáp ứng cho yêu cầu nhiệm vụ đề ra, cán bộ trực tại phòng một cửa cơ bản đang kiêm nhiệm nên đôi lúc còn chồng chéo dẫn đến giải quyết công việc chưa kịp thời.
6. Phạm vi áp dụng đề tài:
Phạm vi áp dụng tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của xã, tiến tới xây dựng khu dân cư điện tử tại các thôn góp phần xây dựng nên cải cách hành chính văn minh, hiện đại, thân thiện, chuyên nghiệp và hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Nhằm rút ngắn thời gian về giải quyết hồ sơ trên các thủ tục như: Hộ tịch, chứng thực, chính sách… thực hiện nghiêm không có hồ sơ tồn đọng kéo dài ở các lĩnh vực.
Sẵn sàng cảm ơn khi nhận được ý kiến phản ánh kiến nghị về thái độ phục vụ của cán bộ công chức; các nội dung chưa hợp lý hoặc chưa phù hợp trong việc tiếp nhận và giải quyết TTHC.
Thực hiện nghiêm túc quy chế công khai xin lỗi khi để chậm trể hồ sơ của công dân, tổ chức. Ban hành thư xin lỗi nếu để hồ sơ quá hạn giải quyết mà nguyên nhân do trách nhiệm của bộ phận một cữa.
7. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động:
Từ những kinh nghiệm của bản thân theo chức năng nhiệm vụ được giao, trong quá trình nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm tôi xin mạnh dạn đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân trong giải quyết TTHC gắn với xây dựng mô hình “Một cửa” văn minh, thân thiện, gần dân như sau:
- Để xây dựng chính quyền, công sở thân thiện yêu cầu phải thay đổi tư duy, thái độ, tác phong, lề lối làm việc của cán bộ công chức trực tiếp nhận, giải quyết TTHC trên tinh thần lấy sự hài long của người dân, tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của năm.
- Xây dựng nền hành chính tự “Phục vụ” theo đúng Quyết định 20/2019/QĐ-UBND ngày 19/4/2019 của UBND tỉnh về ban hành quy chế văn hóa công vụ tại cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh; Quyết định số 1570/QĐ-UBND ngày 14/9/2018 của UBND thành phố Hà Tĩnh, về quy định quy tắc ứng xử của cán bô, công chức;Khi công dân đến giao dịch phải được chào hỏi, vui vẽ, tươi cười; khi công dân, tổ chức hỏi phải được tư vấn, khách yêu cầu phải tận tâm; khách chờ, khách vội giải quyết nhanh; khách phàn nàn phải lắng nghe, xin lỗi; phải thể hiện tính chu đáo, được hài lòng khi công dân, tổ chức đến giao dịch. Luôn luôn thể hiện 4 xin “Xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn và xin phép”; 4 luôn: “Luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe và luôn giúp đỡ” Làm được những điều này sẽ là động lực thúc đẩy sự cống hiến của cán bộ, công chức phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn.
- Tiếp tục thực hiện tốt công tác CCHC, xây dựng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả “Một cửa” thân thiện, gần dân. Tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, hướng dẫn TTHC qua nhiều kênh khác nhau, đặc biệt cán bộ thôn. Đây là kênh tuyên truyền chắc chắn có hiệu quả và gần dân nhất. Nếu làm được việc này thì cải cách TTHC mang lại tiện ích cho người dân sẽ tốt hơn rất nhiều, giảm áp lực hành chính cho cán bộ công chức làm nhiệm vụ trực tiếp với người dân.
- Quan tâm hỗ trợ, động viên kịp thời về vật chất lẫn tinh thần của lãnh đạo địa phương, sự giúp đỡ của đồng nghiệp.
8. Kết luận:
Từ thực tiễn công tác cách hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên địa bàn xã Thạch Trung được thực hiện sâu rộng, mang lại hiệu quả cao, giảm thời gian và chi phí cho cá nhân, tổ chức. Đảm bảo đúng các quy trình giải quyết hồ sơ theo quy định.
9. Kiến nghị, đề xuất:
- Định kỳ tổ chức tập huấn nâng cao kỷ năng nghiệp vụ cho cán bộ công chức trực và giải quyết TTHC.
- Đầu tư trang thiết bị hiện đại và các nội dung cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cũng như các điều kiện khác nhằm phục vụ người dân ngày càng được tốt hơn.
Trên đây là sáng kiến, kinh nghiệm của bản thân với hy vọng góp phần vào việc nâng cao hiệu quả giải quyết các TTHC tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trên địa bàn xã Thạch Trung vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng văn minh ./.
NGƯỜI VIẾT ĐỀ TÀI
Nguyễn Xuân Hậu